Ильницкий В.Г., Лифенко В.М.
ПРОГРАММА ДОКУМЕНТООБОРОТА, ИСПОЛЬЗУЕМАЯ
ДЛЯ ОПТИМИЗАЦИИ РАБОТЫ ПРИЕМНОЙ КОМИССИИ ВУЗА
Костанайский государственный университет им. А.Байтурсынова
В статье говорится о программе ведения электронной документации учебного заведении, позволяющей автоматизировать работу приемной комиссии высшего учебного заведения.
Ключевые слова: приемная комиссия, документооборот, оптимизация.
В настоящее время, в сфере образования дефицит средств, позволяющих автоматизировать процесс ведения документации и отчетности. Об актуальности рассматриваемой проблемы говорит тот факт, что большую часть своего времени сотрудники приемной комиссии тратят на обработку различной текстовой информации об абитуриентах. Это и внесение различных видов документов в единую базу и обработка информации методом сортировок и фильтрации по различным критериям. На всё это затрачивается много времени. Рациональная обработка текстовой информации осуществляется в базах данных, которые составляют основу компьютерного обеспечения информационных процессов.
При разработке программы «Приёмная комиссия» создана база для хранения информации и сформированы операции ее обработки, фильтрации и сортировки. С помощью запросов осуществляется выборка по различным критериям в базе. При создании запросов были созданы как простые запросы, выбирающие информацию по одному полю так и сложные, работающие с двумя и даже с пятью табличными полями. Так же можно внести просто начальную букву фамилии и результатом запроса будут все фамилии начинающиеся с этой буквы. Преимущество такого запроса в том что, без точного написания фамилии можно осуществить операцию.
В базе используются запросы на выбор конкретного значения. Такие запросы используются в основном в полях, заполнение которых производится через выбор фиксированных значений. К сложным запросам относятся интервальные запросы полей содержащих дату. Их задачей является вывод результатов данных, которые лежат между начальной и конечной датой (включительно).
Главная форма, в данном случае называемая «Приемная комиссия ВУЗа» включает в себя пять пунктов: основные сведения, поиск абитуриента, выборка абитуриентов, отчеты и выход из приложения.
В случае выбора первого пункта меню на экране появится новая форма, содержащая основные сведения о факультетах и специальностях, имеющихся в Костанайском государственном университете, а также сведения об абитуриентах
С помощью данной формы можно просмотреть список специальностей, на которые может поступить абитуриент в зависимости от профилирующего предмета. При выборе второй кнопки «Поиск абитуриентов» в главном меню осуществиться переход к следующей кнопочной форме, оформление которой останется прежним, то есть как главная форма. Результатом выбора третьей кнопки главного меню «Выборка абитуриентов» будет другая форма с предоставленными вариантами: «по личным сведениям» и «по учебным сведениям», а также возможность вернуться назад.
Литература:
1. Бакаревич Ю.Б., Пушкина Н.В. Самоучитель Microsoft Access 2007. – СПб.: БХВ-Петербург, 2002. – 720 с.
2. Бакаревич Ю.Б., Пушкина Н.В. MS Access 2000 за 30 занятий. – СПб.: БХВ-Петербург, 2001. – 510 с.